8 automazioni per le spedizioni che ti fanno risparmiare più di 10 ore a settimane

Se gestisci le tue spedizioni ecommerce in modo manuale, stai sostenendo un costo operativo che non sai neanche di avere. Qualche clic qui, copia e incolla là, e all’improvviso ti ritrovi con ore e ore di lavoro perso ogni settimana, per non parlare degli errori e dei ticket di assistenza che si accumulano. È evidente che con questo sistema scalare diventa un caos.

La chiave di volta? L’automazione.

In questo blog troverai 8 pratiche automazioni per le spedizioni che ti consentiranno di risparmiare tempo, sbagliare di meno e crescere senza stressare il tuo team né dover assumere nuovo personale.

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Cosa significa davvero l’automazione delle spedizioni

Con automazione delle spedizioni non devi pensare a robot o esternalizzazioni, ma all’eliminazione di attività manuali dal tuo flusso di lavoro per poter scalare senza caos.

Per i team degli ecommerce in crescita, significa centralizzare i processi di spedizione ripetitivi che normalmente rubano tempo, causano errori e sovraccaricano l’assistenza. È così che i team di piccole dimensioni riescono a gestire grandi volumi in modo più rapido ed efficace e con meno errori.

8 automazioni per le spedizioni per risparmiare tempo, ridurre gli errori e crescere velocemente

Le automazioni che ti illustriamo non sono semplicemente delle prassi consigliate, ma soluzioni che dovresti considerare imprescindibili per il loro impatto diretto: eliminano le attività che consumano troppo tempo, riducono gli errori e creano un’esperienza migliore per i tuoi clienti e il tuo team. Se le implementi, potrai concentrarti su ciò che conta davvero: far crescere il tuo business.

Vediamole insieme:

1. Convalida e correzione automatica degli indirizzi

Una cifra sbagliata di un CAP. Un numero civico mancante. Basta un’inezia e puoi ritrovarti con consegne mancate, pacchi restituiti e una valanga di messaggi all’assistenza.

Correggi gli errori negli indirizzi prima che causino problemi alle consegne. Con la convalida e la correzione degli indirizzi alimentata da AI puoi individuare e correggere questi problemi già quando ti arriva l’ordine. Potrai dire addio ai controlli manuali e alle rispedizioni. Il risultato saranno dati più chiari, meno errori e molto meno tempo trascorso a risalire all’origine di problemi evitabili.

🕒 Ti fa risparmiare: 1-2 ore a settimana
📉 Riduce gli errori di consegna evitabili fino al 40%

2. Generazione automatica dei documenti di spedizione

Bolle di accompagnamento. Liste di prelievo. Fatture. Sono tutti documenti che non possono mancare per nessun ordine e gestirli manualmente ti fa perdere una marea di tempo. A tutto questo aggiungi gli ordini internazionali e d’improvviso il tuo team dovrà districarsi anche con i moduli doganali come il CN22 e il CN23.

Con la generazione automatica dei documenti puoi creare moduli doganali, fatture e liste di prelievo in modo automatico utilizzando i dati sincronizzati sui prodotti. Tutto viene compilato alla perfezione al primo tentativo. Le correzioni manuali e le lungaggini alla dogana saranno un ricordo del passato.

🕒 Ti fa risparmiare: 1-3 ore a settimana
📦 Velocizza le spedizioni transfrontaliere ed evita i ritardi

3. Creazione automatica delle etichette (elaborazione in bulk)

Crei manualmente le etichette di spedizione? Fino a quando elabori 50, 100 o anche 500 ordini al giorno può ancora funzionare, ma quando meno te l’aspetti perdi il controllo. Cambiare piattaforma, copiare i dettagli degli ordini, stampare un’etichetta alla volta... il tutto si trasforma in ore e ore di lavoro ripetitivo.

Con la creazione automatica delle etichette in bulk, ti bastano pochi clic per generare e stampare le etichette di ogni ordine, a prescindere da quanti corrieri o canali usi. È un sistema rapido, preciso, e cresce con te.

Per alcuni commercianti è stata una vera e propria svolta. Come THE DUKE Distillery, che ha già ridotto il suo flusso di lavoro per le etichette da un’ora a pochi minuti, o come KAA Gent, che ha automatizzato il 100% del suo processo di creazione delle etichette.

🕒 Ti fa risparmiare: 3-5 ore a settimana; fino a 7 minuti su ogni singolo ordine!
🔁 Riduce gli errori nelle etichette fino al 50%

4. Regole di spedizione automatiche e selezione dinamica dei corrieri

Le variabili per ogni spedizione non sono affatto poche, soprattutto quando cerchi di abbinare il servizio corretto all’ordine giusto. Per i pacchi di grande valore serve un’assicurazione? Gli articoli più pesanti devi spedirli con un corriere diverso? E l’opzione express per le consegne locali? Con tutte queste decisioni sembra di giocare a tetris ogni volta.

Con le  invece puoi impostare una logica una sola volta e lasciare che sia il sistema poi ad applicarla. Che sia una logica basata sulla destinazione finale, sul peso, sul valore o sul marketplace, sarà il sistema a scegliere il metodo di spedizione giusto per ogni singolo caso.

St Martin’s Coffee, ad esempio, usa già queste regole per differenziare la logica di spedizione in base al tipo di cliente, ridurre le operazioni amministrative manuali e prevenire errori comuni:

“Le regole di spedizione e le funzionalità di automazione ci hanno aiutato a ridurre gli errori più comuni e a semplificare le lunghe operazioni amministrative. Adesso possiamo anche suddividere i nostri flussi di lavoro tra le diverse tipologie di clienti, come il servizio di abbonamento e il servizio di consegna il giorno successivo.” - Andy Hall, co-fondatore di St Martin’s Coffee

Consiglio: Vai ancora oltre con la selezione dinamica dei corrieri. Anziché affidarti esclusivamente a una serie di regole fisse, scegli il corriere migliore in tempo reale in base alle tariffe che visualizzi, alla disponibilità del servizio e alle prestazioni passate.

🕒 Ti fa risparmiare: 2-4 ore a settimana
📦 Riduce gli errori di spedizione, i ritardi e le spese eccessive

5. Ottimizzazione automatica della scelta dei magazzini in base agli ordini

Quando il tuo business inizia a crescere e cominci ad avere più magazzini o stock, non puoi più permetterti di decidere manualmente qual è l’itinerario migliore per un determinato ordine. Lo faccio arrivare dal magazzino A? È in stock nel magazzino B? Qual è l’itinerario più economico?

Per ogni singolo ordine dovrai controllare l’inventario, confrontare i costi di spedizione e stabilire quale sede può evaderlo in modo più rapido o più economico. Fallo qualche centinaia di volte a settimana e ti ritrovi con un grave rallentamento operativo generale.

Con l’indirizzamento automatico degli ordini, non sarai tu a dover prendere quella decisione. Gli ordini vengono assegnati al magazzino giusto in base a un criterio che stabilisci tu, come la disponibilità delle scorte, la destinazione finale o il costo più basso. È un modo semplice per velocizzare i tempi di consegna, ridurre le spedizioni frammentate e usare meglio il tuo inventario.

🕒 Ti fa risparmiare: 1-3 ore a settimana
🚚 Ottimizza lo stock e velocizza le consegne

6. E-mail di tracking automatiche e pagine di tracking brandizzate

“Dov’è il mio ordine?”: la domanda che ascolta in loop ogni team di assistenza clienti. Curiosamente, è anche quella che puoi eliminare alla radice migliorando le tue comunicazioni di tracking.

Le e-mail di tracking automatiche tengono informati i clienti con aggiornamenti in tempo reale senza che il tuo team debba alzare neanche un dito. Se poi le implementi in combinazione con le pagine di tracking brandizzate, ottieni un’esperienza post vendita non solo utile, ma anche perfettamente on-brand.

Sono molti gli ecommerce che usano queste funzioni. Boots ad esempio è riuscito a ridurre le richieste WISMO fino al 46% e, al contempo, ha trasformato il tracking in un’opportunità di upselling e di rafforzamento della fidelizzazione.

🕒 Ti fa risparmiare: 1-3 ore a settimana
📬 Riduce le richieste WISMO fino al 50%

Vuoi altre idee per raggiungere questo obiettivo? Scopri 11 strategie per ridurre le WISMO!

7. Automatizzazione del rilevamento dei problemi e della gestione dei reclami con i corrieri

Ritardi, pacchi smarriti, consegne non riuscite. Quando qualcosa va storto in una spedizione, il follow-up può essere estenuante. Tra capire manualmente dove si è verificato il problema, contattare i corrieri e gestire i reclami nei fogli di calcolo, il tuo team perde ore e ore di tempo prezioso e i tuoi clienti non ricevono a tempo i rimborsi.

La soluzione? Support automation, che gestisce tutto da dietro le quinte. Segnala i problemi in tempo reale, attiva i flussi di lavoro dei reclami, manda promemoria e tiene traccia degli stati dei rimborsi da un unico posto. Questo per te significa meno tempo perso a scavare nella tua casella di posta e più tempo da dedicare alle attività che fanno davvero crescere il tuo business.

🕒 Ti fa risparmiare: 1-2 ore a settimana
🧾 Risoluzione dei reclami con i corrieri fino a 8 volte più veloce

8. Automazione dei resi (portali, etichette e dati)

I resi sono un aspetto intrinseco dell’ecommerce, ma gestirli manualmente crea attriti con i clienti e costi aggiuntivi per il tuo team. Tra generazione di etichette e tracciamento dei rimborsi, basta poco perché diventino un peso per la tua assistenza clienti.

Con l’automazione dei resi, i clienti possono avviarli tramite un portale self-service e sarà il sistema ad abbinare ogni reso alla sua spedizione originale, ad aggiornare il processo di rimborso e a raccogliere i dati. Vari ecommerce, come Bunzlau Castle, usano questa configurazione per semplificare il flusso dei lori resi, ridurre il carico di lavoro e migliorare l’esperienza complessiva sia per i clienti che per il proprio staff.

🕒 Ti fa risparmiare: 2-3 ore a settimana
🔁 Velocizza i resi, riduce il lavoro manuale e aumenta la soddisfazione dei clienti

Consiglio 1: Genera le etichette di reso solo quando è necessario; evita di includerle in ogni pacco. Se le generi solo su richiesta puoi ridurre i costi, limitare le frodi e snellire il tuo processo.

Consiglio 2: Traccia automaticamente i motivi di reso. Se utilizzi dei codici per raccogliere i motivi dei resi puoi identificare tempestivamente problemi di taglia o sui prodotti, migliorare le tue inserzioni e soddisfare gli standard di compliance dei marketplace (come Amazon o eBay).

Quanto tempo fanno risparmiare davvero queste automazioni per le spedizioni

In questa guida abbiamo parlato di numerose automazioni; ognuna di esse affronta un fattore diverso di perdita di tempo nel processo di spedizione. Per aiutarti a comprenderne l’impatto a colpo d’occhio, ecco un breve riassunto di quanto tempo può farti risparmiare ciascuna di esse e dove fa la differenza maggiore:

Quando ha senso adottare l’automazione per le spedizioni?

Risposta breve: molto prima di quanto si possa pensare.

L’automazione delle spedizioni non è solo per i team di livello enterprise o per magazzini di grandi dimensioni, ma per qualunque ecommerce che sta iniziando a percepire delle crepe nel proprio processo. Se dedichi troppo tempo ad attività ripetitive, salti le scadenze per i rimborsi o fatichi a stare al passo con le richieste di assistenza, l’automazione può fare immediatamente la differenza per te.

Ecco quando conviene davvero:

• Spedisci più di 1.000 pacchi al mese

• Lavori con vari corrieri o canali di vendita

• Ti stai ampliando in nuovi mercati o magazzini

• Il team è piccolo, ma il carico di lavoro per la tua assistenza sta crescendo

• Perdi tempo (o soldi) a causa di errori manuali o ritardi

• Con l’alta stagione le tue operazioni diventano un caos

L’automazione è un investimento preventivo in stabilità. Ti consente di crescere senza dover ampliare di pari passo il tuo team e senza mandare nessuno in burnout!

Perché Sendcloud è la strada più veloce verso l’automazione

La maggior parte degli strumenti ti aiuta solo con una parte del processo di spedizione. Magari gestiscono la stampa delle etichette o ti consentono di confrontare le tariffe dei corrieri, ma lasciano comunque al tuo team il compito di destreggiarsi tra tracking, resi e richieste di assistenza su vari sistemi.

L’automazione delle spedizioni di Sendcloud invece riunisce tutto in un unico posto: etichette, regole di spedizione, tracking in tempo reale, gestione degli imprevisti, resi e persino i reclami dei corrieri, il tutto perfettamente integrato e automatizzato. Puoi iniziare in piccolo con un unico flusso di lavoro e poi ampliarlo di pari passo con la tua crescita.

Grazie alla connessione con oltre 160 corrieri e alle integrazioni con le principali piattaforme ecommerce, Sendcloud ti aiuta a spedire in modo più efficace, a crescere più rapidamente e a raggiungere ottimi risultati, proprio come hanno fatto tanti altri commercianti in tutta Europa. Inizia ad automatizzare gratuitamente le tue spedizioni con Sendcloud.